Fonctionnalités · Carnet d’entretien
Le carnet d’entretien qui se tient à jour tout seul
Mis à jour le 20 juillet 2026
Un carnet d’entretien de copropriété est le registre qui décrit les composantes de l’immeuble, les entretiens à effectuer et la preuve qu’ils ont été faits, une exigence de la Loi 16 pour les syndicats de copropriété du Québec. Carnet Condo transforme ce registre en outil de travail quotidien : chaque tâche complétée s’ajoute à l’historique, sans ressaisie.
Ce que la Loi 16 attend d’un carnet
Depuis le Règlement en vigueur le 14 août 2025, le carnet doit décrire les parties communes, planifier leur entretien et consigner les travaux réalisés ; il est établi par un professionnel autorisé, puis révisé aux 5 ans. Les copropriétés existantes ont jusqu’au 15 août 2028. Le rôle de Carnet Condo : garder ce carnet à jour au quotidien, entre les passages du professionnel. Pour le détail des obligations et des dates, consultez notre guide de la Loi 16.
Un registre de tâches récurrentes, pas une liste à recopier
Chaque composante de l’immeuble a ses tâches d’entretien avec un code Uniformat, une fréquence (mensuelle, trimestrielle, annuelle, multi-années ou sur demande) et des responsables assignés. Carnet Condo génère les prochaines échéances et les place au calendrier : vous définissez la tâche une fois, elle revient toute seule.
- Fréquences et priorités par tâche
- Assignation aux membres du CA ou à un fournisseur
- Filtres par code, fréquence, mois ou responsable
Un historique qui prouve ce qui a été fait
La Loi 16 demande plus qu’un plan d’entretien : elle demande la trace des entretiens réalisés. Dans Carnet Condo, chaque intervention conserve qui l’a complétée, à quelle date, à quel coût, avec photos et documents à l’appui. Quand un professionnel révise votre carnet, ou qu’un acheteur pose des questions, l’historique se consulte et s’exporte tel quel.
Entretien non conforme ? Le suivi se crée sur place
Une inspection révèle de la corrosion, une fuite, une pièce en fin de vie : l’intervention est marquée non-conforme, l’anomalie est décrite, et un suivi correctif est créé directement depuis la fiche. Le suivi reste lié à l’intervention d’origine jusqu’à sa résolution : rien ne se perd entre deux réunions du CA.
L’inventaire des composantes, avec état et urgence
Toiture, fenêtres, chauffe-eau, ascenseur : chaque composante a sa fiche avec date d’installation, fin de vie prévue, état (bon, acceptable, dégradé) et urgence de remplacement. D’un coup d’œil, le CA voit ce qui approche de la fin de sa vie utile : l’information de base pour planifier le fonds de prévoyance.
Travaux correctifs et remplacements majeurs
Tout ne se planifie pas d’avance. Un problème signalé par un copropriétaire devient un travail correctif avec statut, priorité, responsable et checklist. Les gros chantiers (refaire la toiture, remplacer l’ascenseur) se planifient comme remplacements majeurs, avec coût estimé et source de financement, et alimentent la projection du fonds de prévoyance.
Exports PDF et Excel, prêts à remettre
Le carnet s’exporte en Excel (composantes, codes Uniformat, récurrences, coûts) et les listes de travaux en PDF. Pour une vérification externe, l’export d’audit regroupe événements, commentaires, historique et pièces jointes dans un seul fichier.
Papier, Excel ou carnet numérique ?
| Critère | Cartable papier | Fichier Excel | Carnet Condo |
|---|---|---|---|
| Rappels des entretiens à venir | Aucun | Aucun (à surveiller soi-même) | Calendrier et échéances par tâche |
| Historique : qui a fait quoi, quand | Notes manuscrites, souvent incomplètes | Écrasé à chaque modification | Horodaté et conservé, entrée par entrée |
| Suivi d'un entretien non conforme | À la mémoire des bénévoles | Colonne « commentaires » | Statut non-conforme, suivi créé et lié jusqu'à résolution |
| Changement d'administrateurs | Cartable à retrouver | Fichier à retrouver, versions multiples | On invite le nouveau membre, tout est déjà là |
| Document à remettre au professionnel ou à l'assemblée | Photocopies | Fichier brut | Exports PDF et Excel en un clic |
Questions fréquentes sur le carnet d'entretien
Le carnet d'entretien est-il obligatoire pour une copropriété au Québec ?
Oui. La Loi 16 (2019) a introduit l'exigence d'un carnet d'entretien à l'article 1070.2 du Code civil du Québec, et le Règlement qui la précise est en vigueur depuis le 14 août 2025. Les copropriétés existantes ont jusqu'au 15 août 2028 pour se doter d'un carnet d'entretien, qui doit ensuite être révisé aux 5 ans.
Qui peut préparer le carnet d'entretien d'une copropriété ?
Selon le Règlement de la Loi 16, le carnet d'entretien d'une copropriété est établi et révisé par un membre d'un ordre professionnel autorisé : OIQ (ingénieurs), OAQ (architectes), OTPQ (technologues professionnels) ou OEAQ (évaluateurs agréés). Carnet Condo ne remplace pas ce professionnel : il sert au syndicat à tenir le carnet à jour entre les révisions et à documenter chaque entretien réalisé.
Peut-on tenir le carnet d'entretien d'un condo dans Excel ?
Rien n'interdit de tenir un carnet d'entretien dans Excel, mais le fichier repose sur une seule personne, ne rappelle aucune échéance et ne conserve pas de trace de qui a modifié quoi. Un carnet d'entretien numérique comme Carnet Condo ajoute les rappels, l'historique horodaté par personne et le partage entre administrateurs : des éléments utiles pour démontrer la traçabilité attendue par la Loi 16.
Que devient le carnet d'entretien quand le conseil d'administration change ?
Avec un carnet d'entretien en ligne, le changement d'administrateurs ne fait rien perdre : les nouveaux membres du CA reçoivent une invitation, retrouvent l'inventaire des composantes, les tâches planifiées et tout l'historique des travaux. C'est l'un des principaux avantages par rapport à un cartable papier ou à un fichier Excel conservé sur l'ordinateur d'un ancien administrateur.
Le carnet d’entretien est inclus dans tous les forfaits de Carnet Condo. Commencez avec votre immeuble dès aujourd’hui.