Modèle gratuit de carnet d'entretien de copropriété
Ce modèle gratuit de carnet d'entretien montre, colonne par colonne, l'information qu'une copropriété divise du Québec doit tenir sur ses parties communes : composantes, tâches d'entretien, fréquences, responsables, historique et état. Il contient 18 composantes types préremplies (toiture, balcons, mécanique, sécurité incendie…) et s'ouvre dans Excel, Numbers ou Google Sheets. Aucun courriel requis.
Télécharger le modèle (CSV pour Excel)Ce que contient le modèle
Chaque ligne du modèle décrit une composante des parties communes, avec dix colonnes :
| Colonne | Ce qu'on y inscrit |
|---|---|
| Composante | L'élément entretenu : toiture, chauffe-eau commun, porte de garage… |
| Emplacement | Où elle se trouve dans l'immeuble. |
| Catégorie | Le regroupement (enveloppe, structure, plomberie, sécurité incendie…). |
| Tâche d'entretien | L'action concrète à réaliser, une ligne par tâche. |
| Fréquence | Mensuelle, annuelle, aux 2 ans… selon les fabricants et les bonnes pratiques. |
| Responsable | Qui l'exécute : administrateur désigné, entrepreneur, firme certifiée. |
| Dernière intervention / Prochaine échéance | Les deux dates au cœur du suivi du carnet, à tenir à jour sans exception. |
| État | Bon, acceptable ou dégradé : le vocabulaire qu'utilisera aussi le professionnel. |
| Notes | Garanties, numéros de contrat, particularités. |
Pour le détail de ce que le règlement exige d'un carnet, et qui a le droit de l'établir, voyez notre guide Le carnet d'entretien de copropriété : contenu, modèle et obligations et le guide complet de la Loi 16.
Un modèle est un début : voici où il s'arrête
Soyons honnêtes : nous offrons ce modèle en sachant très bien qu'un tableur finit par craquer. Pas parce que les gens manquent de rigueur, mais parce qu'un carnet d'entretien est un document en évolution constante, et qu'un fichier statique vieillit mal :
- Personne ne le rappelle à l'ordre. Le tableur n'avertit pas que l'inspection de la toiture était due en avril. Un logiciel, oui.
- L'historique s'écrase. Quand on remplace « Dernière intervention : 2025 » par « 2026 », la trace de 2025 disparaît. C'est exactement ce que la traçabilité exigée par la Loi 16 veut éviter.
- Le fichier suit les personnes, pas le syndicat. Au changement de conseil d'administration, le carnet part souvent avec l'ordinateur de l'ancien trésorier.
- Rien ne se connecte. Le fonds de prévoyance, les documents, les interventions des fournisseurs : tout se trouve ailleurs, et c'est au bénévole de faire le pont.
Si votre copropriété a 4 unités et un administrateur discipliné, le modèle peut suffire un temps. Au-delà, le module carnet d'entretien de Carnet Condo fait le même travail avec des rappels automatiques, un historique horodaté et des exports PDF/Excel prêts pour la révision quinquennale, à partir de 3,50 $ par unité par mois.
Questions fréquentes
Ce modèle de carnet d'entretien est-il conforme à la Loi 16 ?
Le modèle reprend la structure d'information qu'un carnet d'entretien de copropriété doit couvrir, mais un fichier ne rend pas une copropriété conforme : le règlement de la Loi 16 exige que le carnet initial soit établi par un professionnel autorisé (ingénieur, architecte ou technologue professionnel). Utilisez le modèle pour préparer ce mandat et comprendre ce qui s'en vient.
Le modèle de carnet d'entretien est-il vraiment gratuit ?
Oui. Le modèle de carnet d'entretien offert par Carnet Condo se télécharge librement, sans courriel, sans compte et sans limite d'utilisation. Il s'ouvre dans Excel, Numbers ou Google Sheets.
Pourquoi un tableur ne suffit-il pas pour tenir un carnet d'entretien ?
Un tableur documente bien un instant ; il gère mal la durée. Il n'envoie aucun rappel d'échéance, ne garde pas l'historique de qui a modifié quoi, et reste dans un fichier unique que le prochain conseil d'administration devra retrouver. La plupart des copropriétés qui démarrent dans Excel constatent après un an que le fichier a décroché de la réalité de l'immeuble.