Le carnet d'entretien de copropriété : contenu, modèle et obligations

À quoi sert un carnet d'entretien ?

Un immeuble se dégrade en silence. La toiture, la membrane du stationnement, les balcons, la tuyauterie : chaque composante a une durée de vie et des entretiens à respecter. Quand personne ne tient le fil, les petits entretiens oubliés deviennent des travaux majeurs, et les travaux majeurs non planifiés deviennent des cotisations spéciales.

Le carnet d'entretien répond à trois questions à tout moment : qu'est-ce qu'on possède (l'inventaire des composantes), qu'est-ce qu'on doit faire et quand (le calendrier d'entretien), et qu'est-ce qui a été fait (l'historique). C'est aussi un outil de transparence : un nouvel administrateur, un acheteur ou un professionnel qui révise le carnet doit pouvoir comprendre l'état de l'immeuble sans fouiller dix ans de courriels. Lors d'une vente, il appuie d'ailleurs les réponses de l'attestation du syndicat que le notaire demandera.

Le carnet d'entretien est-il obligatoire ?

Oui. L'article 1070.2 du Code civil du Québec, introduit par la Loi 16 adoptée en 2019, oblige le syndicat de copropriétaires à tenir un carnet d'entretien de l'immeuble. Le règlement d'application, publié le 30 juillet 2025 à la Gazette officielle du Québec et en vigueur depuis le 14 août 2025, précise son contenu, les professionnels habilités à l'établir et les délais.

• Copropriétés existantes : jusqu'au 15 août 2028 pour faire établir un carnet conforme.
• Nouvelles copropriétés : le carnet doit être établi dans les délais prévus au règlement après la publication de la déclaration de copropriété.
• Mise à jour : entre les révisions, le conseil d'administration doit mettre le carnet à jour au moins une fois par année (art. 4 du règlement), en notant aussi les travaux prévus non réalisés et leurs raisons.
• Révision : par un professionnel autorisé au moins tous les cinq ans — ou tous les dix ans pour les petits immeubles (8 parties privatives ou moins, 3 étages ou moins, ou aucune partie commune dans un bâtiment).

Pour le portrait complet des obligations (étude du fonds de prévoyance, échéances, risques), consultez notre guide complet de la Loi 16.

Que doit contenir le carnet d'entretien ?

Le règlement décrit le contenu minimal du carnet. Concrètement, un carnet conforme rassemble :

• La description de l'immeuble et de ses parties communes : composantes du bâtiment (toiture, enveloppe, structure, mécanique, ascenseurs, stationnement…), leur localisation et leurs caractéristiques.
• Le programme d'entretien : pour chaque composante, les entretiens à réaliser, leur fréquence et, s'il y a lieu, les exigences des fabricants ou des assureurs.
• L'historique : les entretiens, réparations et remplacements réalisés, avec leurs dates et les intervenants. C'est l'exigence de traçabilité.
• Les documents de référence : contrats d'entretien et de réparation, garanties en vigueur, rapports d'inspection ou d'expertise, manuels des fabricants.
• Une section exclusive de planification (art. 3) : l'état et la durée de vie utile restante de chaque composante, et les réparations majeures et remplacements prévus sur au moins les 25 prochaines années, avec l'année estimée de chaque chantier.

Le professionnel qui établit ou révise le carnet signe d'ailleurs une déclaration confirmant que l'immeuble a été examiné sur place (art. 6 du règlement).

La forme est libre : classeur papier, tableur ou logiciel. Ce qui compte, c'est que le contenu soit complet, à jour et transmissible. Notre modèle de carnet d'entretien téléchargeable montre la structure type, colonne par colonne.

Qui établit le carnet, et qui le tient à jour ?

Le règlement de la Loi 16 réserve l'établissement du carnet d'entretien à des professionnels autorisés : ingénieurs (membres de l'OIQ), évaluateurs agréés (membres de l'OEAQ), architectes (membres de l'OAQ) et technologues professionnels (membres de l'OTPQ), à deux conditions fixées par l'article 1 du règlement : des activités professionnelles principalement en immobilier (gestion, construction, rénovation, évaluation ou inspection) et une indépendance complète vis-à-vis de la copropriété (ni administrateur, ni copropriétaire, ni gestionnaire). Le professionnel inspecte l'immeuble, inventorie les composantes et bâtit le programme d'entretien initial.

La tenue à jour, elle, revient au syndicat : consigner chaque entretien réalisé, chaque réparation, chaque remplacement, au fil des années. C'est exactement le rôle d'un logiciel comme Carnet Condo : il ne remplace pas le professionnel, il assure la tenue à jour du carnet entre les révisions quinquennales.

Papier, Excel ou logiciel : que choisir ?

Voici une comparaison honnête des trois façons de tenir un carnet d'entretien de copropriété :

Un carnet tenu dans un logiciel : chaque tâche a sa fréquence, sa prochaine échéance et son responsable, et l'historique se construit tout seul.

Un tableur est un bon point de départ pour une très petite copropriété disciplinée. Mais dès qu'il y a plusieurs intervenants, des dizaines de tâches récurrentes et un roulement d'administrateurs bénévoles, la question n'est plus « si » le fichier va décrocher de la réalité, mais « quand ».

Par où commencer ?

• 1. Rassemblez ce que vous avez déjà : plans, factures de travaux, contrats d'entretien, rapports d'inspection.
• 2. Demandez des soumissions à des professionnels autorisés pour l'établissement du carnet initial et de l'étude du fonds de prévoyance, souvent faits ensemble : notre formulaire de soumission vous met en contact avec un professionnel de votre région en 60 secondes, gratuitement.
• 3. Choisissez dès maintenant l'outil qui tiendra le carnet à jour au quotidien, pour que le travail du professionnel ne finisse pas dans un tiroir.
• 4. Suivez notre checklist Loi 16 avec votre conseil d'administration.